Cómo preparar un PDF de entrega para un cliente

Planifique la entrega desde la perspectiva del destinatario

Una entrega debe explicar qué se proporciona, qué versión corresponde utilizar y dónde encontrar información complementaria. Un archivo grande por sí solo no resuelve estas preguntas. Defina primero qué documentos necesita el cliente para trabajar y consultar.

Una estructura posible contiene una portada preparada por separado, los resultados aprobados y anexos. El orden depende del proyecto. Un informe breve puede no necesitar índice; un conjunto amplio puede requerir una tabla de contenido creada fuera de TruePage.

Las capturas contienen ejemplos sintéticos y estados genéricos de la aplicación. No muestran información real de clientes ni establecen un formato contractual de entrega.

Entienda el espacio de trabajo

Un documento de origen es un PDF, JPG o PNG original. Una referencia de página es una aparición de una página original en la composición. Al duplicarla, ambas apariciones remiten al mismo original, pero pueden moverse y girarse por separado.

El número de página de salida indica la posición actual, comenzando por 1. Puede diferir tanto del número de página del archivo original como del impreso en el documento. Los intervalos de exportación usan posiciones de salida.

El tablero central muestra la composición. Archivos de origen abre los archivos de origen; seleccionar uno marca las páginas que aporta. Detalles de página muestra información y acciones de la selección. En ventanas estrechas, estos paneles pueden superponerse al tablero.

Añada documentos

1. Seleccione Añadir archivos o pulse Ctrl+O.
2. Elija uno o varios PDFs o imágenes compatibles.
3. Confirme y espere. Un PDF aporta sus páginas; cada imagen aporta una página de imagen.
4. Revise el estado y el total. Si falla algún archivo, se conservan las fuentes añadidas correctamente y las ediciones anteriores.
5. Abra Archivos de origen para comprobar los archivos. Use Detalles de página o Vista previa antes de organizar una página concreta.

Trabaje con varias fuentes

Añada los documentos y ordene sus páginas libremente; las de una fuente no tienen que permanecer juntas. Añadir otra copia añade otra copia de todas sus páginas; Duplicar páginas duplica solo las apariciones seleccionadas.

Quitar origen quita la fuente y sus páginas del espacio de trabajo, con confirmación cuando procede. No borra el archivo del disco. Evite mover, sustituir o editar los originales en otros programas durante la sesión. Si ocurre, consulte recuperación de fuentes: una miniatura visible no demuestra que el archivo siga intacto.

Continúe con selección y organización o diseño de páginas de imagen.

Reúna y verifique las versiones aprobadas

Compare el contenido de cada archivo con su lista de entrega. Un nombre como «final-nuevo» no acredita una aprobación. Revise título, fecha, revisión y el conjunto de páginas de cada documento.

Excluya del conjunto previsto borradores internos, notas de reuniones y anexos ajenos al objetivo. Seleccionar antes es más fácil de comprobar que buscar material sobrante dentro de un paquete enorme. Mantenga las fuentes del proyecto separadas de la salida.

Si debe corregir texto o ajustar un índice, hágalo en el archivo de origen. TruePage combina páginas, pero no actualiza descripciones de proyecto o referencias escritas dentro de ellas.

Seleccione las páginas correctas

Haga clic para seleccionar una página. Ctrl+clic modifica una selección múltiple y Mayús+clic selecciona un intervalo. Ctrl+A o Seleccionar todo marca todas las páginas; Borrar selección las desmarca. Para uso táctil, active Selección múltiple táctil y toque las páginas deseadas.

Compruebe siempre el contador antes de aplicar una operación. Seleccionar una fuente en Archivos de origen marca las apariciones de sus páginas. El foco de teclado y la selección no son lo mismo: verifique el resaltado antes de usar un atajo.

Cambie el orden

1. Seleccione una página o un grupo.
2. Arrástrelo hasta la posición de inserción. Observe el indicador antes de soltar.
3. Para ajustes pequeños, use Mover antes o Mover después, o Ctrl+Alt+Arriba/Abajo.
4. Para un destino exacto, elija Mover a posición.
5. Introduzca la primera posición de salida del grupo, empezando por 1, o use Inicio o Final.
6. Confirme con Mover e inspeccione el orden. Use Deshacer si no es el deseado.

El grupo conserva su orden interno. El límite se calcula después de retirar temporalmente las páginas seleccionadas. Por ejemplo, al mover dos páginas de una composición de seis, la primera posición permitida está entre 1 y 5.

Deshaga y compruebe

Ctrl+Z ejecuta Deshacer; Ctrl+Y o Ctrl+Mayús+Z, Rehacer. Compruebe cantidad y selección después. Una edición nueva tras deshacer cambia la secuencia disponible para rehacer.

Recargar contenido de origen cambiado y confirmar vacía Deshacer y Rehacer de todo el espacio de trabajo. No equivale a una edición ordinaria. Deshacer tampoco retira un archivo que ya se haya exportado.

Antes de exportar, compruebe la vista previa y lea exportar PDFs. Para una parte de la composición, use extracción y división.

Ordene bloques y transiciones de forma deliberada

Importe las fuentes y contraste la cantidad total con su lista. Coloque la portada al principio y mueva como grupos los apartados cuyo orden interno ya sea correcto.

Revise cada transición. La primera página de un anexo debe corresponder a la explicación que lo introduce; un borrador anterior no debe quedar intercalado entre páginas aprobadas. Cuando se repitan números impresos, identifique los bloques por títulos y fuentes.

Los ejemplos de pantalla no representan una estructura de cliente generada automáticamente. Determinar qué anexos se relacionan y qué debe leerse primero depende del contenido de su proyecto.

Abra una vista legible

1. Seleccione o enfoque la página que quiere revisar.
2. Abra Vista previa desde …, el menú contextual o Detalles de página.
3. Espere a que se renderice. Consulte la página actual, el total y el porcentaje de zoom.
4. Use Acercar y Alejar para examinar detalles, y desplácese si la página supera el área disponible.
5. Cierre la vista para volver al tablero. La página revisada sirve como referencia para devolver el foco.

Revise antes de exportar

Inspeccione bordes de formularios, recibos y escaneos. Una miniatura puede parecer correcta aunque un pequeño número esté recortado. Compruebe orientación y secuencia.

Para fuentes de imagen, revise además la vista de diseño. Muestra márgenes y recortes de la página exportada que el zoom de la imagen original no explica.

Compruebe utilidad además de integridad

Abra tablas, planos e imágenes a un tamaño legible. Una medida pequeña o una leyenda puede ser más importante que el aspecto general. Los tamaños de página diferentes son posibles, pero deben resultar comprensibles al leer e imprimir.

Un índice preparado debe coincidir con la composición final. Después de añadir una portada o retirar un anexo, sus referencias anteriores pueden quedar desfasadas. Distinga números impresos y posiciones de salida.

Si la entrega requiere firmas, protección o funciones especiales del PDF, lea los avisos concretos y compruebe el nuevo archivo. Una firma anterior no es una garantía general sobre la composición modificada.

Prepare la salida

Termine el orden, los giros y el diseño de imagen antes de exportar. El trabajo usa la composición al iniciarse; no se actualiza continuamente mientras escribe archivos.

1. Seleccione Exportar PDF o Ctrl+E.
2. En Páginas que exportar, elija Todas las páginas o Páginas seleccionadas. Las demás opciones permiten extraer y dividir.
3. Introduzca Nombre o patrón, por ejemplo documentacion-solicitud para un único PDF.
4. Si lo desea, active Abrir el primer archivo al finalizar o Abrir carpeta al terminar.
5. Compruebe los contadores de archivos y páginas y pulse Elegir destino.
6. Elija la carpeta y revise toda la lista de destinos antes de confirmar.

Archivos existentes y originales protegidos

Conservar ambos es la opción predeterminada si un nombre ya existe. Conserva el archivo y asigna un nombre libre al nuevo. Reemplazar se aplica únicamente al lote revisado y requiere confirmación explícita.

La salida no puede sustituir un documento de origen. Elija otro nombre o carpeta. Si un destino cambia después de su decisión, la exportación puede detenerse para revisar el nuevo conflicto en otro intento.

Las entradas con contraseña pueden solicitar autenticación de nuevo. Si la operación genera una salida sin protección, lea y acepte el aviso. Abrir una fuente protegida no garantiza que la composición exportada conserve su contraseña.

Identifique sin ambigüedad la copia revisada

Exporte Todas las páginas con un nombre que indique proyecto y versión. Abra después exactamente esa salida y compruebe portada, inicio de cada sección, transiciones y final.

Registre qué archivo ha revisado. Los cambios posteriores en el espacio de trabajo no lo actualizan solos. Si corrige un error, distinga claramente la nueva copia de cualquier versión intermedia ya compartida.

Unir PDFs en el orden necesario explica la organización básica. Una entrega añade la revisión del contenido: versiones correctas, anexos completos y un documento en el que el destinatario pueda encontrar lo que necesita.