Eine übersichtliche PDF für die Kundenübergabe vorbereiten

Die Übergabe aus Sicht des Empfängers planen

Eine Kundenübergabe soll erklären, was geliefert wird, welche Fassung gilt und wo ergänzende Informationen zu finden sind. Eine große Datei allein erreicht das nicht. Legen Sie zunächst fest, welche Unterlagen der Empfänger zur Nutzung und zum Nachschlagen benötigt.

Ein möglicher Aufbau besteht aus einem separat vorbereiteten Deckblatt, den freigegebenen Ergebnissen und ergänzenden Anlagen. Die Reihenfolge richtet sich nach dem Projekt. Ein kurzer Bericht kann ohne zusätzlichen Index auskommen; ein größeres Paket braucht möglicherweise eine außerhalb von TruePage erstellte Inhaltsübersicht.

Die Aufnahmen zeigen synthetische Beispieldokumente und generische Bedienzustände. Sie enthalten keine echten Kundendaten und stellen keine bestimmte vertragliche Übergabeform dar.

Den Arbeitsbereich verstehen

Ein Quelldokument ist eine ursprüngliche PDF-, JPG- oder PNG-Datei. Ein Seitenverweis ist ein Vorkommen einer Quellseite in der Anordnung. Beim Duplizieren entstehen zwei Vorkommen derselben Originalseite, die unabhängig verschoben oder gedreht werden können.

Die Ausgabeseitenzahl bezeichnet die aktuelle Position in der Anordnung, beginnend bei 1. Sie kann sowohl von der Quellseitenzahl als auch von einer im Dokument gedruckten Zahl abweichen. Exportbereiche verwenden Ausgabepositionen.

Die mittlere Seitenübersicht zeigt die Anordnung. Quelldateien öffnet die Quelldateiliste; die Auswahl einer Quelle markiert deren beigetragene Seiten. Seitendetails zeigt Informationen und Aktionen zu ausgewählten Seiten. In schmalen Fenstern können diese Bereiche die Übersicht überlagern, statt daneben zu stehen.

Dokumente hinzufügen

1. Wählen Sie Dateien hinzufügen oder drücken Sie Strg+O.
2. Wählen Sie im Dateidialog eine oder mehrere unterstützte PDFs oder Bilder aus.
3. Bestätigen Sie und warten Sie auf die Seiten. Eine PDF trägt ihre Seiten bei; jedes Bild wird zu einer Bildseite.
4. Prüfen Sie Statusbereich und Gesamtseitenzahl. Schlägt der Import einzelner Dateien fehl, bleiben erfolgreich hinzugefügte Quellen und vorhandene Bearbeitungen erhalten.
5. Öffnen Sie Quelldateien, um die Dateien zu prüfen. Kontrollieren Sie einzelne Seiten über Seitendetails oder Vorschau, bevor Sie die Reihenfolge ändern.

Mit mehreren Quellen arbeiten

Fügen Sie alle Dokumente hinzu und bringen Sie ihre Seitenvorkommen in die gewünschte Reihenfolge. Die Seiten einer Quelle müssen nicht zusammenbleiben. Weitere Kopie hinzufügen importiert eine weitere Kopie der Quellseiten; Seiten duplizieren dupliziert nur die ausgewählten Vorkommen.

Quelle entfernen entfernt eine Quelle samt ihren Seiten nach der nötigen Bestätigung aus dem Arbeitsbereich. Die Datei auf dem Datenträger wird nicht gelöscht. Verschieben, ersetzen oder bearbeiten Sie Quellen während einer Sitzung möglichst nicht außerhalb der App. Geschieht das doch, verwenden Sie die Quellenwiederherstellung. Sichtbare Miniaturen beweisen nicht, dass die Datei unverändert ist.

Als Nächstes helfen Seitenauswahl und Organisation oder das Layout von Bildseiten.

Freigegebene Fassungen sammeln und prüfen

Vergleichen Sie Dateiinhalte mit Ihrer Übergabeliste. Ein Dateiname wie „final-neu“ ist keine Freigabe. Prüfen Sie Titel, Datum, Revisionsstand und bei mehrseitigen Unterlagen deren Vollständigkeit.

Entfernen Sie interne Entwürfe, Besprechungsnotizen und unpassende Anlagen bereits aus der geplanten Zusammenstellung. Eine solche Vorauswahl ist leichter zu prüfen als nachträgliches Suchen in einem sehr großen Paket. Bewahren Sie die Projektquellen getrennt von der Ausgabe auf.

Wenn Text korrigiert oder ein Inhaltsverzeichnis angepasst werden muss, erledigen Sie das in den Ursprungsdateien. TruePage stellt Seiten zusammen und aktualisiert keine Projektbeschreibungen oder Querverweise im Inhalt.

Die gewünschten Seiten auswählen

Ein Klick wählt eine Seite aus. Mit Strg+Klick ändern Sie eine Mehrfachauswahl; Umschalt+Klick wählt einen Bereich. Strg+A oder Alles auswählen markiert alle Seiten. Auswahl aufheben hebt die Auswahl auf. Für die Bedienung per Touch aktivieren Sie Touch-Mehrfachauswahl und tippen die gewünschten Seiten an.

Prüfen Sie vor jeder Aktion die ausgewählte Seitenanzahl. Die Auswahl einer Quelle unter Quelldateien markiert ihre Seitenvorkommen. Auswahl und Tastaturfokus hängen zusammen, sind aber nicht identisch: Kontrollieren Sie die Markierung vor einem Tastenkürzel.

Die Reihenfolge ändern

1. Wählen Sie die zu verschiebende Seite oder Seitengruppe.
2. Ziehen Sie sie zur Einfügeposition auf der Übersicht. Achten Sie vor dem Loslassen auf die Einfügemarkierung.
3. Für kleine Änderungen verwenden Sie Nach vorne verschieben oder Nach hinten verschieben. Die Tastenkürzel sind Strg+Alt+Auf und Strg+Alt+Ab.
4. Für ein genaues Ziel wählen Sie An Position verschieben.
5. Geben Sie die erste Ausgabeposition der verschobenen Auswahl ab 1 ein oder verwenden Sie Anfang beziehungsweise Ende.
6. Bestätigen Sie Verschieben und prüfen Sie die neue Reihenfolge. Falls sie nicht stimmt, verwenden Sie Rückgängig.

Die interne Reihenfolge einer verschobenen Gruppe bleibt erhalten. Der zulässige Zielbereich berücksichtigt, dass die ausgewählten Seiten zunächst herausgenommen werden. Beim Verschieben zweier Seiten innerhalb einer sechsseitigen Anordnung liegt die erste Zielposition beispielsweise zwischen 1 und 5.

Rückgängig machen und kontrollieren

Strg+Z führt Rückgängig aus. Strg+Y oder Strg+Umschalt+Z führt Wiederholen aus. Prüfen Sie nach jedem Schritt Seitenzahl und Auswahl. Eine neue Bearbeitung nach dem Rückgängigmachen verändert die Wiederholen-Möglichkeiten.

Das bestätigte Neuladen geänderter Quellinhalte leert Rückgängig und Wiederholen für den gesamten Arbeitsbereich. Es ist daher etwas anderes als eine gewöhnliche Seitenbearbeitung. Ein Export erzeugt eine Datei; Rückgängig zieht diese gespeicherte Datei nicht zurück.

Prüfen Sie vor dem Export Ausrichtung und Inhalt in der Vorschau. Lesen Sie anschließend PDFs exportieren. Für Teile der Anordnung verwenden Sie Extrahieren und Aufteilen.

Abschnitte und Grenzen bewusst anordnen

Importieren Sie die benötigten Quellen und vergleichen Sie die Gesamtzahl mit Ihrer Liste. Setzen Sie das Deckblatt an den Anfang und bewegen Sie bereits korrekt geordnete Abschnitte als Gruppen.

Prüfen Sie jeden Übergang. Die erste Seite einer Anlage muss zur zugehörigen Erläuterung passen; ein früherer Entwurf darf nicht zwischen freigegebenen Seiten stehen. Bei wiederholten gedruckten Seitenzahlen helfen Abschnittstitel und Quelldetails.

Verwechseln Sie generische Bildschirmbeispiele nicht mit einer automatisch erzeugten Kundenstruktur. Welche Anlagen zusammengehören und welche zuerst gelesen werden sollen, bleibt eine Entscheidung anhand Ihres Projekts.

Eine lesbare Vorschau öffnen

1. Wählen oder fokussieren Sie die gewünschte Seite.
2. Öffnen Sie Vorschau über das Überlaufmenü, das Seitenkontextmenü oder Seitendetails.
3. Warten Sie auf die Darstellung. Der Vorschaustatus zeigt aktuelle Seitenzahl, Gesamtzahl und Zoom.
4. Prüfen Sie Details mit Vergrößern und Verkleinern. Scrollen Sie innerhalb der Seite, wenn diese größer als der sichtbare Bereich ist.
5. Schließen Sie die Vorschau, um zur Übersicht zurückzukehren. Die zuletzt betrachtete Seite dient als Bezugspunkt für die Rückkehr des Fokus.

Vor dem Export prüfen

Kontrollieren Sie die Ränder von Formularen, Belegen und Scans. Eine Miniatur kann richtig wirken, obwohl eine kleine Referenznummer abgeschnitten ist. Prüfen Sie die Ausrichtung querliegender Seiten und die Reihenfolge der Ausgabe.

Prüfen Sie bei Bildquellen auch die spezielle Bildlayoutvorschau. Sie zeigt Ränder und Zuschnitt der Ausgabeseite, die ein bloß vergrößertes Quellbild nicht erklärt.

Nutzbarkeit statt nur Vollständigkeit prüfen

Öffnen Sie Tabellen, Pläne und Bildseiten in lesbarer Größe. Kleine Maßangaben oder Legenden können entscheidender sein als der Gesamteindruck. Unterschiedliche Seitenformate sind möglich, sollten sich aber beim Lesen und Drucken nachvollziehbar verhalten.

Ein vorbereitetes Inhaltsverzeichnis muss zur endgültigen Anordnung passen. Nach einem zusätzlichen Deckblatt oder einer entfernten Anlage können frühere Positionsangaben falsch werden. Gedruckte Nummern und Ausgabepositionen sind getrennt zu prüfen.

Wenn die Übergabe Signaturen, Schutz oder besondere PDF-Funktionen benötigt, lesen Sie die konkreten Hinweise und prüfen Sie die neue Datei entsprechend. Eine frühere Signatur ist kein pauschaler Nachweis für die veränderte Zusammensetzung.

Die Ausgabe vorbereiten

Schließen Sie Seitenreihenfolge, Drehungen und Bildlayout vor dem Export ab. Der Auftrag verwendet die Anordnung zu seinem Beginn; sie ist keine während des Schreibens ständig veränderliche Ansicht.

1. Wählen Sie PDF exportieren oder drücken Sie Strg+E.
2. Wählen Sie unter Zu exportierende Seiten entweder Alle Seiten für die gesamte Anordnung oder Ausgewählte Seiten für die aktuelle Auswahl. Weitere Optionen dienen dem Extrahieren und Aufteilen.
3. Geben Sie Dateiname oder Muster ein. Für eine PDF genügt beispielsweise application-packet.
4. Aktivieren Sie bei Bedarf Erste Ausgabedatei nach Abschluss öffnen oder Ordner nach Abschluss öffnen.
5. Prüfen Sie die angeforderte Datei- und Seitenanzahl und wählen Sie Ziel auswählen.
6. Wählen Sie den Ausgabeordner und prüfen Sie vor der Bestätigung die vollständige Zielliste.

Vorhandene Dateien und geschützte Originale

Existiert ein Zielname bereits, ist Beide behalten die Voreinstellung. Die vorhandene Datei bleibt erhalten, und die neue erhält einen freien Namen. Ersetzen gilt ausschließlich für den geprüften Stapel und verlangt eine ausdrückliche Bestätigung.

Eine Quelldatei darf nicht durch die Ausgabe ersetzt werden. Wählen Sie einen anderen Namen oder Ordner. Ändert sich ein Ziel nach Ihrer Entscheidung, kann der Export anhalten, damit Sie den neuen Konflikt bei einem weiteren Versuch prüfen.

Geschützte Eingaben können erneut eine Authentifizierung verlangen. Erzeugt die Aktion eine ungeschützte Ausgabe, lesen und bestätigen Sie den Hinweis. Das erfolgreiche Öffnen einer geschützten Quelle garantiert nicht, dass eine organisierte Ausgabe ihren Schutz behält.

Eine eindeutig identifizierbare Ausgabe übergeben

Exportieren Sie Alle Seiten unter einem Namen mit erkennbarem Projekt- und Fassungsbezug. Öffnen Sie anschließend genau die gespeicherte Ausgabe und prüfen Sie Deckblatt, jeden Abschnittsanfang, alle Übergänge und das Ende.

Halten Sie fest, welche Datei Sie abschließend geprüft haben. Spätere Arbeitsbereichsänderungen aktualisieren sie nicht automatisch. Wenn Sie einen Fehler korrigieren, unterscheiden Sie die neue Ausgabe klar von einem bereits versandten Zwischenstand.

PDFs in gewünschter Reihenfolge zusammenführen beschreibt die grundlegende Organisation. Für die Übergabe kommt die inhaltliche Abnahme hinzu: richtige Fassungen, vollständige Anlagen und eine Datei, in der der Empfänger die benötigten Informationen zuverlässig findet.