檢查真正會離開電腦的檔案
開啟檔案前，確認它來自預期來源，且獲准用於本次作業；傳送前，核對接收方或入口網站位址。檢查輸出資料夾是否共用或同步：其他程式可能在正式提交前就上傳檔案。可疑附件應依組織流程處理，匯出並不能讓它變得安全。請參閱本機處理的界線。
把要求換成具體檢查項目
閱讀目的地對格式、檔案大小上限、命名、頁數及合併或分開文件的規則。如果網站要求三份獨立 PDF，方便閱讀的一份合併文件也可能不合要求。
按照預期順序列出簡短內容清單。例如封面一頁、聲明兩頁、佐證圖片三頁，便能得出預期六頁的輸出，以及可與工作區比較的順序。
分清最大檔案大小與最大頁數。減少位元組不會移除多餘頁面，刪頁也不保證剩下的 PDF 已夠小。每個限制都應獨立檢查。
記下是否需要可搜尋文字、允許何種保護、簽章或指定紙張尺寸。不要假定外觀正確就已符合這些條件。如果要求涉及排列與匯出以外的功能，請使用合適流程準備來源或最終文件。
確認輸入，消除版本混淆
加入預期來源後，查看每份文件的實際內容。讀取能區分新舊版本的日期、標題或修訂段落。final、final2、latest 這類檔名，不能證明內容正確。
讓來源與輸出複本容易區分。實用的命名方式能辨認文件與修訂版本，而不只依賴下載順序。有收件方命名規則就遵守；沒有時，選擇附加檔案時一眼認得出的名稱。
若匯入多個版本做比較，確保排列只留下要用的頁面項目。頁面從排列移除後，來源清單仍可能保留該檔案。預定輸出由排列與匯出範圍決定，不是單看匯入來源清單。
需要替換更正頁時，先比較舊版與新版，再刪除舊項目。新頁定位後核對相鄰頁面。頁面替換教學有完整流程。
在面板確認完整性與順序
把排列與內容清單比較。清點頁數，找出重複、缺漏或放錯位置的附件。相似表單與收據要仔細看，因為重複縮圖可能被誤當成合法的第二頁。
依輸出順序閱讀。頁面位置從 1 開始，刪除或移動後會改變。印刷頁碼屬於來源內容，可能不同於目前輸出位置，尤其是加入封面或合併文件之後。
檢查不同來源的交接處。一份文件最後一頁與下一份第一頁之間，容易出現多餘空白、重複封面或順序反轉。只分別快速檢查每份來源，可能看不出交界問題。
不要自動刪掉看似空白的頁面。它可能是刻意保留的，也可能含很淡的資訊。先預覽並對照要求，再決定是否應出現在最終文件。
檢查方向、邊緣與小字
開啟 預覽，逐頁查看。先用能看到整頁的縮放檢查方向與邊界，再放大閱讀收件人需要辨認的最小文字或細節。
按需要旋轉橫倒或上下顛倒的頁面，同時保留本來就應橫向的內容。TruePage 的預覽旋轉會改變排列；關閉前，讓每頁保持真正想儲存的方向。
照片與掃描要讀實際文字，不要只看邊框是否銳利。收據紙邊可能清楚，總額卻模糊。版面與壓縮不能重建來源中缺少的字，可以更換時就使用較好的輸入。
圖片頁面要檢查符合模式、邊界與紙張。填滿（裁切）在比例不同時可能移除邊緣。確認日期、總額、圖例與頁尾仍可見。整齊填滿區域的頁面，可能反而比有留白的版本少了內容。
確認 PDF 必須保留哪些能力
要求可搜尋文字時，在支援選取文字與搜尋的檢視器測試儲存文件。只把照片放進 PDF，不會讓其中的字自動可搜尋。TruePage 匯入圖片或組合 PDF 時，不會執行 OCR。
收件人需要互動欄位或連結時，不要用匯出的頁面圖片取代 PDF。PNG 與 JPG 呈現的是繪製內容，不會保留 PDF 原有互動行為。交付格式必須支援實際用途。
閱讀受保護或已簽署來源的警告。整理已驗證的受保護 PDF，可能在明確確認後產生未受保護輸出。編輯簽署 PDF 再匯出，不會保留有效簽章狀態。請依結果檔案的要求核對，不要假定來源特性全部原封不動地沿用。
排列頁面不是敏感資訊遮蔽。整頁移除與安全移除保留頁面裡的部分敏感資訊不同。需要遮蔽頁內內容時，先用適當流程準備並驗證來源，再組合文件。
明確選擇匯出範圍
選 匯出 PDF 後，繼續前核對範圍。所有頁面 儲存完整排列，選取的頁面 儲存目前選取內容，依範圍擷取 則使用目前排列的位置。正確選項取決於一開始規劃的交付內容。
除了頁數，也核對預定檔案數。把多個範圍擷取成一份 PDF，與把各範圍分割為多份 PDF 不同。對方要求獨立附件時，一份包含所有正確頁面的檔案仍可能不對。
查看檔名與目的地。如果已有同名輸出，閱讀衝突選項並選預期處理方式。若保留了兩個版本，要記清楚哪份是新結果，避免稍後誤選舊檔。
完成匯出並等待作業結束。檢視預定輸出本身不會儲存檔案。如果作業回報錯誤，先解決，再把文件視為可提交。
控制大小，同時保留必要內容
查看儲存 PDF 的大小，與目的地明示上限比較。過大時，先確認每個頁面都必要。移除意外重複頁可在不降低畫質的情況下省空間，但刪掉必要內容不是合格的解法。
使用 TruePage 壓縮已排列文件時，先匯出排列，再壓縮那份輸出。壓縮作用於完整 PDF 來源；在面板選幾頁，不會讓它只處理所選項目。
檢視壓縮結果，並閱讀新檔中的小字。必要內容仍清楚可讀時，較小複本才有用。有些 PDF 已沒有多少縮減空間，壓縮後也可能沒有更小。
比較期間，保留已核對的未壓縮版本。不要反覆壓縮已降質的圖片文件，期待品質損失自行逆轉。為什麼 PDF 壓縮後仍然太大說明更有方向的排查方式。
重新開啟最終輸出並對照要求
匯出或壓縮完成後，從目的地開啟 PDF。核對檔名與位置，確定看到的是新輸出，而不是檢視器中的舊分頁。確認開啟時沒有意外提示或錯誤。
把頁數與順序和最初清單比較，再檢查更正頁面與關鍵細節，壓縮後尤其如此。最後檢查應針對真正會附加的那份檔案。
在準備選取附件的位置，再核對一次檔名、副檔名與大小。旁邊還有數個修訂版時，讓已核對版本容易辨認。正確文件放在另一個資料夾，不能防止你誤選眼前名稱相近的舊版。
在目的地完成最後步驟
選擇檔案後，把目的地顯示的附件名稱與大小，和已核對輸出比較。如果網站或程式提供預覽，在最終提交前查看。本機匯出成功，不代表別處已選中正確附件。
依目的地流程完成提交或收據確認。保留一份實際提交的檔案，日後要求修正時，才能準確知道當時傳了什麼。不要修改唯一複本，失去比較版本的依據。
PDF 匯出指南說明 TruePage 的輸出控制項。每當文件從可編輯排列變成別人將依賴的檔案，都可以使用這份清單：核對要求、查看排列、明確匯出，再檢查真正儲存的結果。
準備綜所稅佐證附件時，可參考報稅PDF附件整理指南，檢查全戶附件的合計容量與完成檔案的可讀性。
你的頁面。你的空間。
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