Ein wenig Ordnung: PDFs organisieren, ohne sie hochzuladen

Ein Antragsformular, ein gescannter Beleg und einige Seiten aus einem längeren PDF: Sie gehören zusammen, kommen aber als einzelne Dateien an. Daraus ein brauchbares Dokument zu machen, sollte eine kleine Aufgabe sein und kein Nachmittag voller Website-Wechsel.

TruePages Organisator folgt einer einfachen Idee: die Seiten vor sich sehen, ihre Anordnung bearbeiten und exportieren, sobald alles stimmt. Die Dokumentverarbeitung findet auf Ihrem Windows-PC statt.

Mit den tatsächlich benötigten Dokumenten beginnen

Mit Dateien hinzufügen bringen Sie PDFs, JPGs und PNGs in den Arbeitsbereich. Jede Quelle steuert Seiten zu einer gemeinsamen Seitenübersicht bei. Ein Bild wird zu einer Seite, die Sie neben PDF-Seiten platzieren können.

Für einen kleinen Antrag könnten das ein zweiseitiges Formular, ein Belegbild und ein Begleitschreiben sein. Sie müssen Bilder nicht erst über einen anderen Dienst konvertieren, bevor Sie die Unterlagen zusammenstellen.

Bewahren Sie Ihre Originale an einem bekannten Ort auf. TruePage liest die Quelldokumente; der Arbeitsbereich ist kein dauerhaftes Archiv kopierter Dateien. Wird eine Quelle während der Arbeit verändert oder verschoben, müssen Sie dies möglicherweise vor dem Export klären.

Seite für Seite die Reihenfolge festlegen

Prüfen Sie die Seitenübersicht vor dem Export. Stellen Sie das Hauptdokument an den Anfang, ordnen Sie ergänzende Seiten sinnvoll und drehen Sie seitlich liegende Seiten. Entfernen Sie eine Seite aus der Anordnung, wenn sie nicht in die Ausgabe gehört. Dadurch wird sie nicht aus dem Original gelöscht.

Seitenänderungen sind umkehrbar. Rückgängig nimmt eine Änderung zurück, Wiederholen führt sie erneut aus. Das Duplizieren erstellt ein weiteres Vorkommen einer Seite in der Anordnung, etwa wenn dasselbe Deckblatt mehrfach erscheinen soll.

Unterscheiden Sie zwei Arten der Nummerierung:

• Die Quellseitennummer bezeichnet die Seite im Originaldokument.
• Die Ausgabeseitennummer bezeichnet ihre aktuelle Position in der vorbereiteten Anordnung.

Seite 12 eines Berichts kann so zu Seite 3 Ihrer Unterlagen werden. Prüfen Sie die Ausgabereihenfolge, statt sich nur auf im Dokument aufgedruckte Nummern zu verlassen.

Bildern eine passende Seitengröße geben

Fotos und Scans haben selten dieselben Proportionen wie ein Blatt Papier. TruePage bietet Einstellungen für Seitengröße und Platzierung, damit Sie diese Entscheidung bewusst treffen.

Einpassen hält das gesamte Bild innerhalb des nutzbaren Seitenbereichs. Ausfüllen (zuschneiden) füllt diesen Bereich durch Beschneiden; eine Vorschau zeigt den Ausschnitt. Zentrieren ohne Vergrößerung vergrößert das Bild nicht und verkleinert es bei Bedarf. Sie können A4, Letter oder Originalabmessungen sowie Ausrichtung und Ränder wählen.

Beginnen Sie bei Belegen oder Formularen mit Einpassen und prüfen Sie alle vier Ränder. Ein sauberer Ausschnitt hilft nicht, wenn Datum oder Referenznummer fehlen. Kontrollieren Sie die Vorschau, bevor Sie die Ausgabe erstellen.

Eine neue Kopie exportieren

Wenn die Reihenfolge stimmt, erstellen Sie mit PDF exportieren das neue Dokument. Wählen Sie einen eindeutigen Ausgabenamen und Zielort. Die Quellen bleiben geschützt; aus der Anordnung entsteht ein separates Ergebnis.

Existiert der Ausgabename bereits, ist Beide behalten die Standardeinstellung. Eine ausdrückliche Ersetzung betrifft eine vorhandene Ausgabe und erlaubt nicht das Überschreiben einer Quelle. Lesen Sie die Dateinamenvorschau, besonders bei mehreren Dateien.

Sie können auch ausgewählte Seiten oder Seitenbereiche extrahieren und ein PDF in mehrere Ausgaben aufteilen. Prüfen Sie vor einer Aufteilung die vollständige Dateinamenvorschau, damit Sie wissen, welche Dateien wo entstehen.

Mit einer kurzen Prüfung abschließen

Öffnen Sie das exportierte Dokument und kontrollieren Sie Seitenzahl, Reihenfolge, Drehung, Bildränder und Lesbarkeit. Achten Sie bei Signaturen, Formularen oder ungewöhnlichen interaktiven Funktionen auf vorgangsspezifische Warnungen. Das Neuschreiben eines signierten PDFs erhält den gültigen Signaturstatus nicht; nicht jede erweiterte PDF-Funktion wird unterstützt.

Der Arbeitsbereich ist eine Arbeitsanordnung und kein dauerhaft gespeichertes Projekt. Exportieren Sie die Ergebnisse, die Sie behalten möchten, bevor Sie die App schließen.

Das Ziel ist ein brauchbares neues Dokument – mit den Originalen weiterhin an ihrem Platz.

Soll die Datei kleiner werden, lesen Sie den Artikel zur Wahl des Komprimierungsmodus. Die Grenzen der Offline-Arbeit erklärt Was lokale PDF-Verarbeitung bedeutet.