FERPA を踏まえて学生記録のコピーを準備する

確認用コピーの構成を決める

各記録の受領者と、教育機関が開示できる根拠を確認してください。学生ごとにファイルを分け、依頼と関係のない記録を含めないようにします。FERPA は米国の法制度であり、適用規則やサービス事業者との契約は機関による確認が必要です。オフラインで作成するだけでは、開示の許可や FERPA への適合は成立しません。

公式資料： U.S. Department of Education.

ローカル処理は文書管理の一要素であり、法令への適合を認証するものではありません。適用される規則、記録にアクセスできる人、組織が承認したシステムを確認してください。ここで扱うのは文書の準備手順であり、法的な適合性の判断ではありません。

資料の区切りが分かる架空の例

表は組み立て方の例であり、提出先が指定する順序ではありません。先に受取先の実際の一覧を確認し、利用が許可されたコピーだけを使います。ページ数は欠落を確認しやすくするための仮の値です。

順序	資料	ページ数	追加前の確認
1	受取先の依頼	1	開示の許可
2	成績証明書	2	同じ本人・案件であること
3	開示許可	1	開示の許可

予定する出力: 4 — 表の順序で1つのPDF。受取先が別の欄や区分を指定する場合は、ファイルを分けます。

別の案件の記録、旧版、依頼されていない資料は含めません。ページを削除しても残ったページの個人情報は墨消しされません。必要な場合は適切なツールを使います。

資料の区切りを保って組み立てる

承認済みのファイルを追加し、各資料を欠けない状態で表の順序に並べ、資料間の境目を確認します。対象のページコピーだけを回転・削除してください。全ページを新しい名前で出力し、保存したPDFを開いて一覧と照合します。資料の欠落や別案件のページがあれば入力を修正し、合計ページ数だけで判断しないでください。

ページ整理と出力の手順

渡す前に確認する

受取先の権限、版と日付、添付資料の欠落、細部の読みやすさ、ファイル名、保存先を確認します。署名済み原本と正式な記録は承認されたシステムに保管してください。指定の送付経路を使います。PDFの組み立てだけでアップロードや申請は完了しません。

TruePageはOCR、既存文字の編集、墨消し、署名に対応していません。圧縮とパスワード操作は元のPDF全体が対象なので、並びを先に出力してください。同期フォルダーにはそのソフトの方針が適用されます。