備審資料的最後一道難題，常常是在內容已經寫完之後才出現：照片放進去很清楚，匯出的 PDF 卻超過上傳限制；為了縮小檔案，壓縮後的活動證明又變得難以閱讀。另一個常見問題是把所有內容合成一本，直到進入系統才發現不同審查項目需要分開處理。
這篇文章從分項整理開始，說明如何在 Windows 上用 TruePage 檢查 PDF 與圖片的頁面、調整順序、匯出和壓縮。它處理的是檔案準備，不替你決定學習經歷該如何撰寫，也不取代招生簡章、校系分則或當年度上傳系統的說明。
先確認學年度與校系要求
甄選委員會的 115 學年度審查資料上傳操作說明可作為具體例子。該年度說明依修課紀錄、課程學習成果、多元表現、學習歷程自述及其他等大項處理資料，自行上傳的 PDF 有各大項 5 MB 的限制。實際要準備哪些內容，仍須配合校系要求及系統提供的選項。來源查核日期為 2026 年 9 月 30 日。
115 學年度是這篇文章引用的歷史範例，不代表目前正在開放該年度上傳，也不能直接推定下一學年度規則相同。開始準備時，先確認自己適用的學年度、招生管道、校系名稱和資料上傳方式，再記錄該次作業真正顯示的限制。
若系統提供勾選學習歷程資料或自行上傳 PDF 等不同途徑，先讀懂當年度的選擇規則。不要假設同一份資料可以任意重複上傳，也不要因為你手上有一本完整的作品集，就認定每一個欄位都應放進同一個檔案。
用上傳項目建立檔案對照表
把校系要求拆成一張對照表，每列放一個需要處理的項目，記下內容來源、預計頁數、檔名和大小限制。若同時申請多個校系，請分別建立對照，因為相同的經歷可能需要不同的呈現範圍，指定項目也可能不同。
| 工作欄位 | 要記錄的內容 | 核對時的用途 |
|---|---|---|
| 校系與項目 | 這份檔案要放在哪個欄位 | 避免把甲校版本放進乙校欄位 |
| 來源與頁數 | 內容來自哪些原稿或證明 | 檢查漏頁及重複頁 |
| 最終檔名 | 已確認準備上傳的版本 | 避免選到舊稿 |
| 檔案大小 | 匯出或壓縮後的實際大小 | 判斷是否符合該項限制 |
這張表不必做得複雜，能夠逐項打勾就有用。重點是每次更換照片、補上一頁或重新匯出後，都更新頁數和檔名。先前檢查過的版本，不等於後來修改過的檔案也已經完成檢查。
保留可編輯原稿與未壓縮版本
文字內容與版面設計，先在你原本使用的文書或簡報工具中完成，再匯出 PDF。TruePage 用來整理已經存在的頁面，不會替你修改自述文字、重新排版段落或補寫活動反思。發現內容錯字時，回到原稿修改，通常比對匯出檔反覆轉換更可靠。
建議把資料分成原稿、原始證明和待上傳檔案。保留一份清晰、未經反覆壓縮的 PDF，供之後比較。檔名可以在製作過程中加入版本號，但上傳前應清楚知道哪一份已檢查，避免在一排「最終版」「最終新版」之間猜測。
如果證明文件原本是電子檔，先閱讀它的使用及驗證說明。需要保持原樣或保留電子簽章的文件，不應只為了讓頁面尺寸一致就任意轉成圖片。資料的真實內容與接收方的規定，應優先於視覺上的整齊。
先處理照片來源，減少不必要的重量
PDF 很大時，先回想哪些頁面放入了大量圖片。一張佔滿頁面的原始照片，和一張只用於說明的小圖，可能都被以完整相機尺寸嵌入。若你仍可編輯原稿，可以在原稿中調整不必要的圖片用量與尺寸，再重新匯出並比較品質。
這不表示應把所有照片都降到最低品質。活動成果中的細節、證明上的文字或作品表面的線條，可能就是讀者需要看的內容。以實際閱讀需求判斷，保留必要資訊，並避免用大量近似照片重複說明同一件事。內容取捨也應符合校系要求。
掃描證明時，檢查四個角、頁面底部與小字。若來源本身模糊、反光或被裁切，壓縮不會讓它變清楚。可以重新取得清晰來源時，先解決這個問題。不要把「檔案已經很小」當成「適合上傳」的唯一標準。
在 TruePage 中按項目整理頁面
使用 Ctrl+O 加入 PDF、JPG 或 PNG。先核對來源清單與頁數，再開啟每一份文件的第一頁、最後一頁和連接處。多份文件匯入後，最容易忽略的是某一頁延續內容被其他資料插開，或修改前後兩個版本同時出現在工作區。
本頁插圖以一般虛構文件說明TruePage的操作。活動摘要、參與過程、成果與反思是可用來練習分組的假設內容，不是插圖中的文件，也不代表任何校系的要求或通用備審模板。
需要移動一組頁面時，用 Shift+點選 選取連續範圍，或以 Ctrl+點選 調整個別頁面的選取狀態，再使用「移動到指定位置」。先確認選取數量，移動後再看前後兩頁。不要只移動某項目的首頁，卻把後面的說明留在原處。
若頁面方向不正確，可以先旋轉再預覽。移除疑似重複頁之前，則應比較完整內容，確認不是不同日期或不同版本的證明。TruePage 的排列不會改寫原始檔案，但你最後匯出的 PDF 會反映工作區的選擇，因此仍須謹慎核對。
分項匯出，避免把所有內容塞進同一欄
準備一個上傳項目時，先確認工作區是否只包含該項內容。如果同時開著其他項目的頁面，就選取需要的範圍，並在匯出選項中確認使用所選頁面。看見正確頁面出現在畫面上，不表示匯出範圍一定正確。
依照自己的對照表命名並儲存。例如，製作階段可以用校系簡稱與項目名稱區分檔案；如果接收方有指定命名方式，就照其規定。完成一項後，先開啟匯出的 PDF 確認內容，再處理下一項，避免多個版本同時累積卻沒有一份真正檢查完。
請在匯出後的檔案中確認總頁數、順序、字體顯示和圖片。若目錄或內文提到頁碼，也要核對它是否因增刪頁面而失準。某頁在原稿中看起來正常，不代表轉成 PDF 後仍保留相同的換行與可讀性。
對最終 PDF 進行壓縮與比較
在 Windows 檔案內容中查看大小，與該項目實際規定比較。若需要縮小，開啟 TruePage 的壓縮功能，選擇剛匯出的 PDF。不要誤選原稿旁邊的舊版本，也不要以為工作區尚未匯出的調整會自動出現在壓縮結果中。
先試能保留閱讀品質的設定，再比較產生的結果。不同檔案的圖片比例、來源與既有壓縮方式不同，不能保證每次都能減少同樣百分比。畫面上的示範數字只代表示範檔案，不應拿來預估自己的備審資料一定能縮到多少。
儲存壓縮副本後，重新開啟並放大查看最密集的段落、表格、日期與證明文字。也要縮回一般閱讀大小，確認整頁仍容易閱讀。只有局部放到很大才勉強能辨識，往往表示正常閱讀時仍有問題。
如果壓縮後的線條糊成一片，回到未壓縮版本，採用較溫和的設定，或重新處理原稿中的大型圖片。不要對已經失去細節的副本繼續壓縮。保留良好來源，才能在檔案大小與內容品質之間做可比較的調整。
超過限制時，先找原因再改檔案
如果某項仍然超過限制，先確認是否誤放其他項目的內容、是否重複加入整份文件，以及是否使用了不必要的高解析圖片。針對原因處理，比把所有頁面一律降到最低品質更容易維持閱讀效果。移除任何內容前，也要確認不會漏掉校系要求的項目。
若系統顯示的錯誤不是檔案大小，請讀清楚訊息。格式、檔名、上傳狀態或欄位選擇，都可能需要不同處理。記下哪個項目、哪個檔案、在哪一步出現問題，再查閱該年度說明或官方支援資訊，不要反覆壓縮來處理完全不同的錯誤。
完整且清晰的必要資料仍無法符合限制時，應查詢官方允許的處理方式。不要自行用雲端連結替代指定 PDF，也不要把一個欄位拆成多個檔案而假設系統會代為合併。接收方式仍以正式要求為準。
最終確認前，把每個校系再走一遍
同一段經歷可能出現在不同校系的準備資料裡，但不表示兩份檔案應完全相同。檢查內容時，可以先看封面與各節標題，再閱讀提到校名、系名或課程方向的段落。這些位置最容易留下前一份版本的文字，而單純查看檔案名稱往往發現不了。
請同學、老師或家人協助檢查時，指定一份明確的檔案版本，並說明要確認的事項。例如，請對方確認圖片中的小字是否可讀，或頁面是否與你的項目清單一致。不要讓多人同時在不同副本上修改，最後卻無法判斷哪個版本包含全部修正。
收到修改建議後，回到原稿處理內容，再重新匯出受影響的項目。若只是替換一頁，也要查看它前後的頁面以及任何引用頁碼的地方。頁數改變時，同步更新對照表，重新檢查大小。之前通過檢查的舊檔不能代表這次新輸出的檔案也一定正確。
在正式上傳前，可先把所有預定檔案集中到一個已確認的資料夾，其他試作版本保留在工作資料夾。這是為了降低選錯機率，不是要求刪除原稿。打開選檔視窗時，依對照表逐一選取，避免只按最近使用的檔案或憑縮圖印象選擇。
如果暫時離開上傳流程，回來後先確認目前正在處理哪一個校系與項目，再繼續。瀏覽器分頁標題可能相似，電腦中的檔案也可能剛更新。以畫面顯示的校系、項目與檔名三者交叉核對，比記住自己上一次點到哪裡更可靠。
上傳後，核對每個校系與項目所顯示的檔名，並使用系統提供的檢視功能確認內容。不要只看檔案成功載入，就直接進入最終確認。對照表中的每一列，都應能對應到你在系統裡實際看到的資料。
前述 115 學年度操作說明包含檢視與確認程序，並提醒完成確認後不能再修改。因此，涉及最終確認的步驟尤其需要依當年度畫面仔細閱讀。這篇教學不代替你按下確認，也不表示所有年度的修改機制都相同。
完成官方流程後，保存系統提供的確認資料，並保留實際上傳的 PDF。若同時準備多個校系，分別記錄已完成的狀態。電腦中的「待上傳」資料夾只是準備成果，系統中的完成狀態才是另一項需要核對的結果。
最後再檢查一次：學年度正確、校系正確、項目正確、頁面完整、大小符合、文字可讀、確認資料已保存。需要回顧頁面選取、移動與匯出時，可查看 TruePage 繁體中文使用指南。
你的頁面。你的空間。
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